Průvodní dopis bývá nedílnou součástí reakce na volnou pozici spolu s životopisem. Průvodní dopis by měl být stručný, zdvořilý a profesionální a obvykle zahrnuje tyto informace:

• jméno, adresu a kontakt
• datum
• jméno, adresu a název společnosti, kam svůj životopis zasíláte
• oslovení „Vážený pane“ „Vážená paní“ + příjmení nebo oslovení společnosti, pokud nepíšete konkrétní osobě
• název pozice o kterou se ucházíte

Samotný obsah dopisu by měl být tvořen třemi odstavci:

• První odstavec by měl informovat o tom, za jakým účelem píšete (reakce na inzerát apod.) a o jakou pozici se ucházíte.
• Druhý odstavec by měl obsahovat informaci o tom, proč chcete pracovat právě pro naši společnost a co můžete nabídnou z hlediska vzdělání, praxe a kvalifikace. Zdůrazněte Vaše pracovní zkušenosti dle pracovní nabídky. Krátce uveďte Vaše nejsilnější stránky a nezapomeňte přidat frázi „více informací přikládám v životopisu.
• Poslední odstavec by měl obsahovat žádost o případnou schůzku. Nezapomeňte uvést slova jako „s pozdravem“ nebo „těším se na osobní setkání. Zbývá už doplnit jen podpis (pokud dopis půjde elektronickou poštou, stačí uvést jméno a příjmení.).

Před odesláním průvodního dopisu a životopisu si celý text zkontrolujte. Gramatické chyby by mohly zbytečně zkazit první dojem.

Zpět